Відповідно до ст.149 Кодексу законів про працю до застосування дисциплінарного стягнення власник зобов’язаний зажадати від працівника письмові пояснення. В той же час відсутність таких пояснень не перешкоджає застосуванню стягнення, в разі якщо власник зможе довести те, що пояснення від працівника від зажадав, але працівник їх не дав.
Як правило, таким доказом є акт, складений за підписом кількох осіб на підтвердження відмови працівника дати пояснення по суті порушення трудової дисципліни.
За одне порушення трудової дисципліни власник може застосовувати лише одне дисциплінарне стягнення. Це відповідає правилу частини першої ст. 61 Конституції, яке забороняє за одне й те саме порушення двічі притягати до юридичної відповідальності одного і того ж виду.
Таким чином, якщо власник наприклад за прогул оголосив працівникові догану, то після роздумів він може звільнити працівника відповідно до пункту 4 ст. 40 КЗпП лише за умови, що попередньо буде скасовано наказ про оголошення працівникові догани.
Водночас відповідає закону застосування за той самий проступок санкцій, які стосуються різних видів відповідальності. Так, притягнення до дисциплінарної відповідальності (оголошення догани) за порушення правил пожежної безпеки цілком сумісне з матеріальною та адміністративною відповідальністю. За той же проступок працівник може бути позбавлений премії, оскільки позбавлення премії не може бути кваліфіковане як дисциплінарні стягнення.
Законодавство надає право власникові вибирати вид стягнення, але зобов’язує його враховувати при цьому цілу низку факторів:
1) ступінь тяжкості вчиненого проступку;
2) заподіяну порушенням шкоду;
3) обставини, за яких вчинено проступок;
4) попередню роботу працівника.
Працівник має право оскаржити до суду застосоване до нього дисциплінарне стягнення у виді звільнення, посилаючись на те, що власник не врахував перелічені фактори.
Оскаржити ж за цими обставинами догану не можна, оскільки це — найменш суворий вид стягнення, який власник має право застосовувати за будь-яке порушення трудової дисципліни. Зобов’язати власника при оголошенні догани враховувати тяжкість проступку та інших обставин означало б позбавити власника права застосовувати стягнення за наявності порушення.
Стягнення оголошується в наказі (розпорядженні) і повідомляється працівникові під розписку. Строк повідомлення Кодексом законів про працю не визначено. Але діє триденний строк для повідомлення наказу про оголошення стягнення працівникові під розписку, визначений п. 31 Типових правил.
Пропуск цього строку означає, що порушено порядок застосування дисциплінарного стягнення. Це може тягти визнання стягнення таким, що не має сили, хоча така позиція чітко в судовій практиці та науково-практичній літературі не висловлювалася.
Відмова працівника від ознайомлення з наказом про оголошення стягнення або від посвідчення цього факту своїм підписом не ставить під сумнів чинність стягнення, але відмова повинна бути в разі спору в суді доведена.
Зазвичай на практиці відмова засвідчується актом, складеним за участю очевидців цього факту. Відмова може доводитися й іншими доказами, які допускаються КЗпП та Цивільним процесуальним кодексом України.
