Обмін паспорта здійснюється у разі:
1. Зміни прізвища, імені та по батькові особи тощо.
2. Установлення розбіжностей у записах (невідповідності внесених до паспорта записів записам в інших документах).
3. Непридатності паспорта для користування (пошкодження з різних причин, загублення фотографічної картки тощо).
Документи на обмін паспорта подаються до уповноважених осіб відповідних житлово-комунальних підприємств органів місцевого самоврядування, уповноважених осіб у сільських, селищних радах, житлово-комунальних органах, що обслуговують відомчий житловий фонд, у тому числі військові містечка, інші об’єкти і території.
Громадяни, які проживають у будинках, квартирах, що належать їм на праві особистої власності і не обслуговуються житлово-комунальними підприємствами, подають документи безпосередньо до територіальних підрозділів у справах громадянства, імміграції та реєстрації фізичних осіб за місцем реєстрації.
Для обміну паспорта громадянин подає документи і фотокартки не пізніше, ніж через місяць після зміни (переміни) прізвища, імені чи по-батькові, встановлення розбіжностей у записах або непридатності паспорта для користування. У разі несвоєчасного подання необхідних документів та фотокарток паспорт вважається недійним.
Проживання громадян за недійсним паспортом тягне за собою попередження або накладення штрафу від одного до трьох неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (стаття 197 Кодексу України про адміністративні правопорушення).
Для обміну паспорта особа подає:
1. Заяву про видачу паспорта за формою № 1 (бланк заяви видається та оформляється у житлових установах).
2. Паспорт, що підлягає обміну.
3. Дві фотокартки розміром 3,5 х 4,5 см.
Фотокартки, що надаються для оформлення паспорта, мають бути виконані з одного негатива, із зображенням обличчя виключно анфас, без головного убору, виготовленими на тонкому білому або кольоровому фотопапері без кута. Для громадян, які постійно носять окуляри, обов’язкове фотографування в окулярах.
4. Оригінали документів, що підтверджують обставини, на підставі котрих паспорт підлягає обміну (свідоцтво про народження, свідоцтво про одруження, свідоцтво про розірвання шлюбу, свідоцтво про зміну прізвища, власного імені, по батькові).
5. Квитанцію про сплату державного мита або оригінал документа про звільнення від сплати державного мита (відповідне посвідчення) та його копію (перелік осіб, які звільняються від сплати державного мита наведений нижче).Ставка державного мита становить 1 неоподаткований мінімум доходів громадян (станом на 01.03.2010 – 17 грн. 00 коп.)
Оплата здійснюється у банківських відділеннях, ощадбанках. Оригінали документів повертаються особі разом з оформленим паспортом. Паспорт видається особисто заявникові у місячний термін з дня подачі заяви.
